Một số khó khăn khi DN sử dụng chữ ký số kê khai hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được thông báo phát hành có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy được Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế khuyến khích sử dụng. Để có thể kê khai qua mạng thì doanh nghiệp cần đăng ký để được cấp chứng thư số và USB token chứa chữ ký điện tử. Các DN lớn có thể lựa chọn thiết bị HSM để cài chữ ký số HSM phục vụ việc ký thay vì USB token. Mặc dù các thao tác chữ ký số nói chung tương đối đơn giản và dễ thực hiện nhưng trên thực tế, một số rủi ro vẫn có thể xảy ra đối với DN khi kê khai hóa đơn điện tử. Vậy rủi ro đó là những rủi ro gì? Chúng ta hãy cùng đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây.

Cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử cũng tương tự như kê khai hải quan hay khai thuế điện tử. Mỗi doanh nghiệp đều cần phải đảm bảo các điều kiện sau đây để thực hiện thao tác này:

– Sở hữu chữ ký số còn trong thời gian có hiệu lực;

– Có hệ thống máy tính để lập, phát hành hóa đơn điện tử, cài phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng;

– Doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

Khi doanh nghiệp đã đảm bảo được các yếu tố trên thì kế toán có thể tiến hành áp dụng chữ ký số lên hóa đơn điện tử theo các bước:

chữ ký số

Bước 1: Người lập hóa đơn đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử, thực hiện các bước kê khai thông tin hóa đơn theo đúng quy định như mã số thuế, địa chỉ bên mua/bên bán, mã hàng hóa, số lượng, mức thuế suất,…

Bước 2: Doanh nghiệp kiểm tra chính xác lại các thông tin kê khai và tiến hành xuất hóa đơn để ký số hóa đơn.

Bước 3: Phần mềm sẽ thông báo yêu cầu người dùng cắm cổng token vào máy tính, đối với doanh nghiệp sử dụng chữ ký số HSM thì sẽ đăng nhập vào tài khoản để ký. Doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập tên và mật khẩu đã được cung cấp để xác nhận chữ ký số lên hóa đơn điện tử.
Sau khi DN điền thông tin tài khoản của mình, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ gán chữ ký số lên văn bản và cung cấp bản thể hiện thông tin của hóa đơn. Như vậy, DN đã hoàn thành bước xuất hóa đơn hợp lệ.

Một số rủi ro DN gặp phải khi sử dụng chữ ký số kê khai hóa đơn điện tử

– Rủi ro quá hạn: Trường hợp này thường xảy ra khi token chứa chữ ký số đã hết hạn. DN cần liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp chứng thư số để gia hạn thêm, tránh để gián đoạn quá trình lập, phát hành hóa đơn điện tử.

– Thiết bị Token có thể bị hỏng, kém chất lượng, không hoạt động: Đây là rủi ro khi doanh nghiệp sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp chữ ký điện tử không uy tín dẫn đến chất lượng của token không được đảm bảo trong quá trình sử dụng.

– Chữ ký số không kết nối được với phần mềm hóa đơn điện tử: Rủi ro này do lỗi hệ thống hoặc máy tính thực hiện kê khai chưa cài đặt phần mềm ký số. 

Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với DN lớn

Thời hạn bắt buộc sử dụng HĐĐT tại các thành phố lớn

Hầu hết các rủi ro xảy ra trong quá trình ký số khi kê khai hóa đơn điện tử đều không gây ảnh hưởng nghiêm trọng. Tuy nhiên, việc đó sẽ khiến quá trình xuất hóa đơn của doanh nghiệp bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành giao dịch của đơn vị.

Để phòng ngừa các rủi ro không mong muốn này xảy ra, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra thời gian có hiệu lực của chữ ký số. Khi lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử, DN và kế toán nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi ra quyết định.