Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang có xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình giao dịch, kinh doanh. Mặc dù hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích hơn hóa đơn giấy, song việc lưu trữ hóa đơn điện tử lại không dễ dàng nếu không tìm hiểu kỹ. Nếu sơ xuất, việc thông tin doanh nghiệp có thể bị rò rỉ và gây ra nhiều hệ quả nghiêm trọng. Bên cạnh những bài viết đã đề cập đến các vấn đề như quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cách hạch toán chi phí để tính thuế TNDN,… bài viết hôm nay sẽ chia sẻ cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Tại sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/ phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.

2. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Không phải bất cứ loại hóa đơn điện tử nào khi tạo, xuất thành công cũng có thể lưu trữ. Trước khi tiến hành lưu trữ, kế toán cũng như chủ doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo hóa đơn điện tử của công ty mình đã đáp ứng đủ điều kiện.

2.1. Cơ sở pháp lý

Điều kiện này được thể hiện tại Thông tư 32/2011/TT – BTC của Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể đó là những cơ sở pháp lý như sau:

– Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn ngay từ khi chúng được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Và, tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn này là thông tin phải còn đầy đủ, chưa bị thay đổi nội dung.

– Hóa đơn điện tử đó phải có thông tin có thể truy cập, sử dụng được dễ dàng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

2.2. Tuân thủ đúng quy định

Hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Điều kiện này được thực hiện theo Nghị định số 51/2010/NĐ – CP do Thông tư 39/2014/TT – BTC hướng dẫn quy định về hóa đơn chi tiết.

Các doanh nghiệp cần chú trọng cẩn thận vào các tiêu chí như: loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn,…

2.3. Hình thức của hóa đơn

Hóa đơn điện tử nếu muốn lưu trữ phải có hình thức đảm bảo giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành. Ngoài ra, nội dung giống như hóa đơn điện tử được lập và gửi đi. Điều này nhằm mục đích thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như đảm bảo chất lượng công việc.

2.4. Đủ điều kiện về thông tin trên hóa đơn

Hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đúng theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, tên người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập sao cho đúng quy định.

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử sau khi được khởi tạo và xử lý trên máy tính của doanh nghiệp thường được lưu trữ trên các thiết bị có chức năng ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến. Doanh nghiệp có thể căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử. Cụ thể:

– Doanh nghiệp bên bán hoặc mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (10 năm). Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên. 

Thu nhập dưới 11 triệu đồng không phải đóng thuế thu nhập cá nhân

Điều kiện và hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng đối với doanh nghiệp

– Doanh nghiệp bên bán/mua là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị có chức năng lưu trữ thông tin như bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD, đĩa cứng ngắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Hiện nay, các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và đa dạng, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, an toàn, dễ dàng tra cứu, truy xuất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *